收机时
记录客户姓名、电话、品牌、型号及适用的序列号或 IMEI。与客户核对联系方式，避免通知错误对象。
保留客户对问题的描述，记录裂屏等外观状况及随附配件。不要在普通备注中填写个人密码或账号机密。
检查及维修时
将诊断结果与原始报修内容分别保存。记录预估费用，取得客户同意后再继续。批准按钮只记录已取得的同意，不会联系客户。
按需分配技术员，更新实际进度并留下其他员工能理解的备注。可用库存功能时，在维修单上记录配件用量，以扣减正确库存。
取机时
开票前核对费用、折扣及适用税额。记录实际付款并检查余额。开具发票后费用会锁定，保留原始凭据。
准备好后致电或自行发送 WhatsApp 消息。状态变更不会自动发送通知。交付时与客户共同检查设备，在发票可用且交付完成后结束维修单。